حسابداری
دانلود مقاله در مورد كنترل داخلی در سیستم های كامپیوتری
![دانلود مقاله در مورد كنترل داخلی در سیستم های كامپیوتری](https://prodocfile.ir/images/41015058.jpg)
توضیحات فایل:
مبحث كنترل های داخلی در فصل پنجم، تفكیك وظایف بین كاركنان نجری سیستم دستی حسابداری را مورد بررسی قرار داده است. در چنین سیستمی، هیچ كارمندی مسئولیت كامل یك معامله را بر عهده ندارد، و كار هر فرد توسط فرد دیگری كه یك جنبه دیگر از همان معاملا را انجام می دهد، كنترل می شود. تفكیك وظایف، از صحت مدارك و گزارشها اطمینان می دهد و منافع شركت را در برابر تقلب و بی دقتی حفظ می كند.
با كامپیوتری شدن سیستم شركت، اجرای كارهایی كه قبلاً بین افراد بسیاری تقسیم می شد به كامپیوتر واگذار می شود، از آنجا كه كامپیوتر می تواند بسیاری از جنبه های مرتبط به هم معاملات را به سادگی انجام دهد، تلفیق عملیات و ادغام وظایف را نیز باید از آن انتظار داشت. برای مثال، كامپیوتر هنگام تهیه لیست حقوق و دستمزد می تواند با یك بار استفاده از پرونده اصلی، انواع وظایف مرتبط را انجام دهد. از جمله این وظایف، نگهداری پرونده های پرسنلی، شامل اطلاعاتی درباره رتبه كاركنان، نرخ حقوق و دستمزد، بیمه و سایر موارد مشابه، بخشی از وظایف تعیین ساعت كاركرد، تسهیم هزینه حقوق و دستمزد، و تهیه فیش و چك پرداخت حقوق و دستمزد است.
باوجود ادغام وظایف متعدد در سیست كامپیوتری، به هیچ وجه از اهمیت كنترل های داخلی كاسته نشده است. عوامل اساسی مربوط به كنترل های داخلی رضایت بخش در سازمان های بزرگ، در مورد سیستم های كامپیوتری نیز مصداق دارد. با وجود تغییر در سازمان عملیات، باز هم تفكیك وظایف و تعیین صریح مسئولیت ها از عوامل اصلی و پا برجا كنترل های داخلی محسوب می شود. به هر حال، این مفاهیم سنتی كنترل، با كنترل های برنامه ای و سخت افزاری كامپیوترها، كاملتر شده است.
در نشریات حسابرسی، كنترل های داخلی مربوط به سیستم های كامپیوتری اغلب به كنترل های عمومی یا كنترل های كاربردی طبقه بندی شده است. كنترل های عمومی به تمام موارد كاربرد كامپیوتر مربوط می شود و شامل مواردی مانند: الف) سازمان مركز كامپیوتر، ب) روش های ایجاد، مستندسازی، آزمایش و تصویب سیستم اولیه و هر گونه تغییرات بعدی آن، پ) كنترل های تعبیه شده در سخت افزار (كنترل دستگاه های كامپیوتر) و ت) ایمنی پرونده ها و دستگاه هاست. از طرف دیگر، كنترل های كاربردی به سیستم های كاربردی حسابداری خاصی مانند سیستم حقوق و دستمزد كامپیوتری مربوط می گردد. كنترل های كاربردی شامل ضوابطی برای مطمئن شدن از قابلیت اطمینان اطلاعات ورودی، كنترل های پردازش و كنترل های گزارش های خروجی است.
كنترل های سازمانی در یك مركز كامپیوتر:
به دلیل توان كامپیوتر در پردازش كارآمد اطلاعات، معمولا بسیاری از وظایف پردازش اطلاعات به مركز كامپیوتر واگذار می شود. ادغام وظایف مختلف پردازش در سیستم های دستی یا مكانیكی ممكن است از نظر دستیابی به كنترل های داخلی قوی، ناسازگار تلقی شود، برای مثال ثبت پرداخت های نقدی با مسئولیت تهیه صورت مغایرت بانكی، ناسازگار است. چون از یكی از این كارها برای كنترل كار دیگر استفاده می شود، تفویض هر دو كار به یك كارمند او را درموقعیت قرار می دهد كه بتواند اشتباهات خود را پنهان سازد. اما اگر برای كامپیوتر به درستی برنامه سازی شود، كامپیوتر هیچ تمایل یا انگیزه ای برای پنهان كردن اشتباهات خود ندارد. بنابراین، آنچه كه به ظاهر ادغام وظایف ناسازگار تلقی می شود، می تواند بدون تضعیف كنترل های داخلی، در وظایف مركز كامپیوتر ادغام گردد.
هنگامی كه وظایف به ظاهر ناسازگار در مركز كامپیوتر ادغام می شود، وجود كنترل های جبرانی برای پیشگیری از دخالت عوامل انسانی در پردازش كامپیوتری ضروری است. فردی كه امكان ایجاد تغییرات غیر مجاز در برنامه های كامپیوتر یا پرونده های اطلاعات را دارد در موقعیت است كه می تواند از تمركز پردازش اطلاعات در مركز كامپیوتر سوء استفاده كند. برای مثال، برنامه كامپیوتر مربوط به پردازش حسابهای پرداختنی می تواند به گونه ای طراحی شود كه صورتحساب فروشندگان تنها در صورتی برای پرداخت مورد تایید قرار گیرد كه سفارش خرید و رسید انبار، ضمیمه صورتحساب شده باشد. كارمندی كه بتواند تغییرات غیر مجازی در برنامه مزبور به عمل آورد، می تواند پرداخت های بدون اتكا بر اسناد و مدارك كافی به فروشندگان مورد نظرش را سبب شود.
برنامه ها و پرونده های اطلاعات كامپیوتری نمی تواند بدون استفاده از كامپیوتر تغییر یابد. اما، برنامه ها و اطلاعات مزبور می تواند با استفاده از تجهیزات كامپیوتر تغییر داده شود بدون آن كه شواهد قابل رویتی از تغییرات باقی بماند. بنابراین، طرح سازمانی مركز كامپیوتر باید مانع از دسترسی غیر مجاز كاركنان مركز به كامپیوتر، برنامه ها و پرونده های اطلاعات گردد. این كار از طریق تعیین دقیق و روشن حدود اختیارات و مسئولیت ها، تفكیك وظایف و تعیین دقیق وظایف هر یك از كاركنان مركز كامپیوتر انجام می شود. ساختار سازمانی یك مركز كامپیوتر كه كاركنان كافی داشته باشد، مستلزم تفكیك مسئولیت های زیر است:
مدیریت مركز كامپیوتر برای سرپرستی مركز كامپیوتر مدیری باید گمارده شود. این مدیر باید زیر نظر مسئول صدور مجوز پردازش كامپیوتری، مثلا معاون پردازش اطلاعات یا سیستم های اطلاعاتی باشد. در مواردی كه مركز كامپیوتر بخشی از دایره حسابداری است، مدیر مالی نباید مستقیماً در عملیات كامپیوتر نقشی داشته باشد.
طراحی سیستم ها تحلیل گران سیستم، مسئول طراحی سیستم های كامپیوتری هستند. آنان پس از در نظر گرفتن هدف های كاری و نیازهای كامپیوتری قسمت های مختلف استفاده كننده از خدمات كامپیوتری (گروه های استفاده كننده)، هدف های سیستم و روش های رسیدن به این هدف ها را تعیین می كنند. آن ها مشخصات سیستم كاربردی كامپیوتری را با استفاه از نمودگرها و دستورالعملهای تفصیلی تدوین می كنند.
در این فصل سعی شده است به مهمترین آثار كامپیوتر بر كار حسابرسی توجه شود، اما آموزش كامل مهارت های فنی كامپیوتری، مورد نظر نبوده است. حسابرسان مستقل پی برده اند كه آشنایی بیشتر با كامپیوتر، از جمله مهارت های فنی آن، مانند برنامه نویسی، در حرفه حسابداری ارزش روافزونی می یابد.
ماهیت سیستم های كامپیوتری:
قبل از بررسی آثار سیستم های كامپیوتری بر كار حسابرسان مستقل، لازم است شناختی از ماهیت كامپیوتر و توانایی های آن به دست آوریم. یك سیستم كامپیوتری تجاری، معمولا از یك دستگاه كامپیوتر عددی و دستگاه های جانبی آن، مجموعا به نام سخت افزار و قسمت دیگری به همان اهمیت، شامل برنامه ها و دستور العمل های مختلف به نام نرم افزار تشكیل می شود.
سخت افزار دستگاه پردازش مركزی (CPU)، قسمت اصلی سخت افزار یك كامپیوتر است. دستگاه پردازش مركزی از یك واحد هدایت (كنترل)، كه دستورالعمل های برنامه كامپیوتری را برای پردازش اطلاعات به جریان می اندازد، واحد حافظه برای نگهداری برنامه های كامپیوتری و اطلاعات مورد پردازش و یك واحد محاسب و منطق با توانایی جمع، تفریق، ضرب و تقسیم كردن و مقایسه اطلاعات با سرعت های زیادی كه با یك میلیونیم ثانیه، یك میلیاردیم ثانیه یا حتی یك تریلیونیم ثانیه اندازه گیری می شود، تشكیل شده است.دستگاه های جانبی دستگاه پردازش مركزی، وسایلی برای ورود، خروج و نگهداری اطلاعات و ارتباطات مخابراتی است. وسایلی را كه با دستگاه پردازش مركزی در ارتباط مستقیم هستند، پیوسته (Online) و تجهیزاتی را كه با آن در ارتباط مستقیم نباشند، ناپیوسته یا گسسته (Offline) نامند.
اولین گام در پردازش الكترونیكی اطلاعات، تبدیل اطلاعات به شكل قابل استفاده كامپیوتر است. این كار توسط دستگاه های ثبت و ورود اطلاعات مانند: دستگاه منگنه كارت و نوار، كارت خوان، نوار خوان، علامت خوان، صندوق های دریافت نقدی الكترونیكی و پایانه های هوشمند انجام می شود. هر یك از این علامت خوان، صندوق های دریافت نقدی الكترونیكی و پایانه های هوشمند انجام می شود. هر یك از این دستگاه ها اطلاعات را به شكلی برای ورود بعدی به واحد حافظه ثبت می كند یا آن ها را مستقیماً به واحد پردازش مركزی ارسال می دارد.
انباره های كمكی برای ثبت و نگهداری اطلاعات و گاه برای بالا بردن ظرفیت حافظه واحد پردازش مركزی مورد استفاده قرار می گیرد. نمونه های از انباره های كمكی، نوار مغناطیسی، استوانه مغناطیسی و دیسك مغناطیسی است. در استوانه و دیسكهای مغناطیسی، امكان دسترسی مستقیم به اطلاعات وجود دارد كه دسترسی سریع به اطلاعات مورد نظر را ممكن می سازد. اطلاعات در روی نوارهای مغناطیسی دنبال هم ضبط می شود و در نتیجه، دسترسی به اطلاعات مورد نظر تنها از طریق جستجوی منظم امكان پذیر است.
هر یك از كوچكترین واحدهای حافظه یا بیت كامپیوتری می تواند وضعیت “روشن” یا “خاموش” داشته باشد. با استفاده از یك روش ویژه كد گذاری یا یك زبان ماشین كه بتواند هر اطلاعی را با تركیب هایی از دو علامت (مثلا صفر و یك یا بلی و خیر) نشان دهد، تمام اطلاعات می تواند در داخل كامپیوتر با تركیببی از بیت های روشن و خاموش نشان داده شود. نمونه ساده ای از زبان مخصوص ماشین، اعداد پایه دو است. گزارش های خروجی كامپیوتر نیز باید توسط دستگاه هایی به زبان یا كد قابل تشخیص توسط انسان تبدیل شود. دستگاه های چاپ و پایانه های تلویزیونی از جمله دستگاه های خروجی است.
نرم افزار سیستم های كامپیوتری از دو نوع نرم افزار اصلی، یكی نرم افزار عمومی سیستم و دیگری نرم افزار كاربردی استفاده می كنند. نرم افزار سیستم، شامل برنامه هایی است كه اجزای سخت افزار را كنترل و هماهنگ می كند و امكاناتی را نیز برای نرم افزار كاربردی تأمین می نماید. از اجزای مهم نرم افزار عمومی سیستم، برنامه های خدمات عمومی برای وظایف روزمره در پردازش اطلاعات مانند مرتب كردن، ردیف كردن و ادغام كردن اطلاعات است. سیستم عامل مهمترین نرم افزار عمومی سیستم است، زیرا می تواند دسترسی به برنامه ها و اطلاعات ذخیره شده را تحت كنترل داشته باشد و به گونه ای برنامه ریزی شود كه تمام فعالتی های سیستم را ثبت كند.
برنامه هایی كه برای پردازش اطلاعات خاصی طراحی می شود، مانند پردازش لیست حقوق و دستمزد، نرم افزار كاربردی نام دارد. در اوان استفاده از كامپیوتر، برنامه های كاربردی با زحمت زیاد به زبان ماشین نوشته می شود، اما امروزه زبان های برنامه نویسی مانند كوبول (زبان مناسب كارهای تجاری ) بیشتر شبیه زبان انگلیسی است. قسمت دیگری از نرم افزار به نام مبدل، برنامه نویسی به زبان كوبول و سایر زبان های اولیه مشابه را ممكن می سازد. مبدل، یك برنامه كامپیوتری است كه برنامه های به زبان اولیه را به زبان ماشین می كند. برنامه تبدیل شده به زبان ماشین، برنامه اجرایی نامیده می شود.
سیستم های كامپیوتری به نوعی قابلیت اتكای گزارش های مالی را افزایش داده است. كامپیوتر اطلاعات فعالیت ها را یكنواخت پردازش می كند و احتمال بروز اشتبهات عوامل انسانی را كه در یك سیستم دستی می تواند رخ دهد، از بین می برد. از طرف دیگر، هر نقصی در سخت افزار یا برنامه ها می تواند به پردازش نادرست تمام فعالیت ها منجر شود. همچنین، اشتباهات یا تخلفات پردازش كامپیوتری ممكن است به دلیل محدود بودن تعداد افراد مجری پردازش اطلاعات، توسط كاركنان صاحبكار كشف نشود. بنابراین، دقت سخت افزار كامپیوتر، قابل اتكا بودن اطلاعات خروجی كامپیوتر را تضمین نمی كند. مسئولیت حسابرسان در سیستم های كامپیوتری همان مسئولیت آنان در سیستم های دستی است. این مسئولیت عبارت از قانع شدن حسابرس نسبت به این است كه صورت های مالی تهیه شده نمایانگر تفسیر و پردازش اطلاعات، طبق اصول پذیرفته شده حسابداری باشد.
برنامه نویسی برنامه نویسان برنامه های مورد نیاز سیستم را با استفاده از مشخصات تعیین شده توسط تحلیل گران سیستم، به شكل نمودگر طراحی می كنند. سپس، آنان با استفاده از زبان های برنامه نویسی مانند كوبول، و عوامل نرم افزاری چون مبدل و برنامه های عمومی، برنامه های كامپیوتری لازم را تنظیم می كنند. برنامه نویسان برنامه ها را با استفاده از اطلاعات واقعی یا آزمایشی، آزمون می كنند و بر حسب نیاز، اشتباهات یا نقایص برنامه را رفع می نمایند و سرانجام مدارك لازم، مانند راهنمای عملیات را تهیه می كنند.
عملیات كامپیوتر متصدیان دستگاه های كامپیوتر، طبق راهمای عملیات كه توسط برنامه نویسان تهیه شده است، با كامپیوتر كار می كنند. گهگاه متصدیان ممكن است مجبور شوند برای اصلاح اشتباهی كه روی میز فرمان اعلام می شود، در كار پردازش دخالت كنند. سیستم عامل كامپیوتر باید به گونه ای برنامه ریزی شده باشد كه تمام دخالت های متصدیان را ثبت كند. برای دستیابی به كنترل های داخلی قوی، جدا سازی وظایف عملیات كامپیوتر از وظایف برنامه نویسی، اهمیت زیادی دارد. كارمندی كه هر دو كار را انجام می دهد در موقعیتی خواهد بود كه بتواند در برنامه های كامپیوتر تغییرات غیر مجازی ایجاد كند.
بایگانی برنامه ها و پرونده ها هدف از بایگانی، محافظت از برنامه های كامپیوتر، پرونده های اصلی و اطلاعات جاری فعالیت ها و سایرمدارك در برابر از بین رفتن، آسیب دیدن، سوء استفاده یا ایجاد تغییرات غیر مجاز است. بایگان برای كسب اطمینان از وجود كنترل های كافی، یك سیستم ترخیص رسمی برقرار می كند تا مدارك را در اختیار استفاده كنندگان مجاز قرار دهد.
در بسیاری از سیستم ها، كار بایگانی توسط كامپیوتر انجام می شود. متصدیان دستگاه ها برای دسترسی به برنامه ها و پرونده هایی كه در سیستم نگهداری می شود، از یك شماره یا اسم رمز استفاده می كنند. كامپیوتر با استفاده از برنامه بایگان به طور خودكار سوابق موارد استفاده از برنامه ها و پرونده ها را ثبت و گزارش می كند. آماده سازی اطلاعات كاركنان مسئول این كار، اطلاعات را منگنه و غلط گیری می كنند تا برای پردازش آماده شود. كار دستگاه منگنه (پانچ) یك نمونه سنتی از كار دایره آماده سازی اطلاعات است. منگنه كردن اساسا به سیستم پردازش دسته ای اطلاعات مربوط می شود كه در آن دسته ای از معاملات در یك زمان پردازش می شود. در یك سیستم پیوسته پردازش بیدرنگ، اطلاعات توسط استفاده كننده از راه پایانه های داخل یا خار از مركز كامپیوتر، وارد كامپیوتر می شود. اما، حتی در پیچیده ترین سیستم ها، هنوز بسیاری از پردازش ها به روش پردازش دسته ای معاملای كه توسط استفاده كنندگان به طور مستقیم وارد كامپیوتر می گردد، انجام می شود.
گروه كنترل اطلاعات گروه كنترل در مركز كامپیوتر، تمام اطلاعات ورودی را بررسی و آزمون می كند، بر پردازش كامپیوتر نظارت می نماید، ترتب اصلاح اشتباهات مشخص شده توسط كامپیوتر را میدهد، و گزارش ای خروجی كامپیوتر را بررسی و توزیع می كند. این گروه، گزارش كامپیوتری موارد دخالت های متصدی دستگاه در كار پردازش و همچنین، سوابق موارد استفاده از بایگانی را بررسی می كند. در سازمان های كوچك ممكن است وظایف گروه كنترل توسط گروه های استفاده كننده انجام شود.
طرح سازمان مركز كامپیوتر علاوه بر تفكیك وظایف باید چرخش كارهای واگذاری به برنامه نویسان و متصدیان دستگاه ها، مرخصی های اجباری و بیمه در مقابل سوء استفاده كاركنان مركز كامپیوتر را نیز ایجاب كند. هنگام استفاده از تجهیزات كامپیوتری، حداقل دو نفر از كاركنان صاحب صلاحیت مركز باید حضور داشته باشند. روش های اتخاب دقیق برای استخدام كاركنان مركز كامپیوتر نیز در دستیابی به كنترل های داخلی قوی تأثیر به سزایی دارد.
كنترل های سازمانی و تقلب كامپیوتری :
تاریخچه تقلب های كامپیوتری نشان می دهد كسانی مرتكب تقلب شده اند كه عموماً سیستم را دستكاری كرده اند و در نقش هم برنامه نویس و هم متصدی دستگاه ها استفاده از سیستم را تحت كنترل خود داشته اند. البته میزان تفكیك وظایف به تعداد كاركنان و ساختار سازمانی مركز بستگی دارد. دست كم وظیفه برنامه نویسی باید از وظایفی كه اطلاعات ورودی به كامپیوتر را كنترل می كند و وظیفه تصدیدستگاه كامپیوتر از وظایفی كه مستلزم نگهداری یا داشتن اطلاعات تفصیلی درباره برنامه های كامپیوتری است، تفكیك شود. اگر فردی اجازه یابد چندین وظیفه از این نوع را انجام دهد، كنترل های داخلی تضعیف می گردد و فرصت وارد كردن اطلاعات تقلبی به سیستم نیز به وجود می آید.
دسترسی كاركنان مركز كامپیوتر به دارایی ها هر گاه مسئولیت های دفتر داری و حفاظت دارایی های مربوط ادغام شود، فرصت پنهان ساختن اختلاص دارائی ها برای كاركنان افزایش می یابد. از آنجا كه كار كامپیوتر اساساً دفتر داری است، محدود ساختن دسترسی كاركنان مركز كامپیوتر به دارایی ها بسیار مطلوب است. اگر تهیه و امضای چكها به سیستم كامپیوتری واگذار شده باشد، كاركنان كامپیوتر مستقیماً به وجوه نقد دسترسی خواهند داشت. همچنین، اگر مجوز ارسل كالا، دستور حملهایی باشد كه كامپیوتر تهیه می كند، كاركنان مركز كامپیوتر احتمالاً به طور غیر مستقیم به دارایی ها دسترسی خواهند داشت.
ادغام دفتر داری با دسترسی به دارایی ها، سبب ضعف جدی در كنترل های داخلی می شود، مگر آن كه كنترل های جبرانی كافی وجود داشته باشد. یكی از كنترل های جبرانی، استفاده از جمع دسته ای از پیش تعین شده، مانند تعداد اوراق و جمع یك مورد با اهمیت در تمام اقلام دسته است كه در واحدهای استفاده كننده و مستقل از مركز كامپیوترتهیه می شود. برای مثال، اگر چكها را كامپیوتر چاپ كند، قسمت دیگری باید مجوز صدور چكها را به عهده داشته باشد. قسمت مزبور باید جمع مبالغ ریالی و جمع تعداد چك های صادر شده را تهیه و نگهداری كند. سپس این جمع های دسته ای مستقل باید قبل از تحویل چكها با گزارش های خروجی كامپیوتر مقایسه شود.
كنترل های جبرانی به احتمال زیاد مخاطرات دسترسی كاركنان مركز كامپیوتر به دارایی ها را كاملاً منتفی نمی سازد. بنابراین، حسابرسان باید توجه داشته باشند كه بیشترین مخاطرات در قسمت هایی است كه كاركنان مركز كامپیوتر به دارایی ها دسترسی دارند.
پروداک فایل
تسهیل در دسترسی به فایل مورد نظر در فروشگاه های فایل دارای نماد اعتماد الکترونیکی
جستجو و دریافت سریع هر نوع فایل شامل: دانشگاهی: مقاله، تحقیق، گزارش کارآموزی، بررسی، نظری، مبانی نظری
آموزشی و تدریسی: پاورپوینت، فایل، پروژه، درسنامه، طرح درس روزانه، درس پژوهی، یادگیری، آموزش، معلم، دانشآموزان، سناریوی آموزشی، بکآپ کودک.
فناوری و دیجیتال: دانلود، بکآپ، ppt، اتوکد، قابل ویرایش، حسابداری، سامسونگ دیجیتال، pdf.
روانشناسی و علوم تربیتی: پاورپوینت، طرح درس نویسی
هنری و طراحی: معماری، عکاسی، وکتور، طراحی
سایر: تم تولد، بکآپ تولد، ابتدایی، خرید دانلود رایگان، اصول، کورل، بکآپ آتلیه