تحقیق سیستمهای اتوماسیون اداری

چكیده

امروزه سیستم‌های اداری، سیستم‌های جهانی هستند كه وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 كه جنبه‌های بیشتری از كاربرد و فعالیتهای اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یك سیستم یكپارچه اداری مناسب كه حجم عظیم اطلاعات، مكاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد. این مقاله ضمن بررسی سیستم‌های اتوماسیون اداری ازجهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی، تكامل انواع سیستم‌های اطلاعاتی و تكامل سیستم‌های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیك و تفاوت انواع سیستم‌های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است.

مقدمه

با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شكلهای مختلف جریانات ارتباطی، شبكه‌های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افكنده است و تجارت هم كه در اقصی نقاط جهان به شیوه‌های مختلف (تولید كالا یا خدمات) دیده می‌شود از این قضیه مستثنی نیست. با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمانها برای از دست ندادن یكی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه كنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان و درجهت جلب رضایت آنان، عرضه كنند. درواقع محیط پررقابت كسب و كار و دگرگونیهای این محیط در دهه 1990 (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی برپایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم‌های اطلاعاتی را دوچنـــــدان كرد. به همین جهت، بحث سیستم‌های اتوماسیون اداری كه نوعی از انواع سیستم‌های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتـــری می‌یابد، چنانكه امروز سازمانهایی می‌توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند كه از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. اما سیستم‌های اتوماسیون اداری چیستند؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تكامل و ایجاد آنها چه بوده است؟ انواع كاربردها و یا زیرسیستم‌های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی دارد؟ و...

اهمیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی

اطلاعات یكی از منابع باارزش واصلی مدیران یك سازمان است. همان طور كه منابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لكن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. ازطرفی اطلاعات كلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یك شاخص اجتماعی به شمار می‌رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می‌گذارد.

فناوری و ابزارهای الكترونیك و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلكه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند. كاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یك منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی كار به كار می‌برند. از آنجا كه اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای كل فعالیتهای سازمان محسوب می‌شوند، لذا بایستی سسیتم هایی را برپا كرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت كنند. هدف نهایی چنین سیستم هایی كسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات دردسترس در زمان موردنیاز و به شكل قابل استفاده است. امروزه سیستم‌های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه‌های فعالیت یك شركت ایفا می‌كنند. توجه به شركتهای موفق نشان می‌دهد كه همگی آنها به سیستم‌های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه شان مجهزند. چالش حقیقی كه شركتها با آن روبرو هستند، صرفاً به كارگیری سیستم‌های اطلاعاتی متكی به رایانه نیست، بلكه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم‌های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم‌های اطلاعاتی كه به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می‌شوند، توانایی مدیران و كاركنان را افزایش داده و امكان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می‌گردند.

انواع سیستم‌های اطلاعاتی