آشنایی مسؤولان دفاتر با اصول و مهارتهای لازمه

فهرست مطالب

کلیات سازمان و مدیریت

هدف و وظایف اداره امور دفتری

روابط اداری

سیستم گردش نامه های اداری و نقش مسؤول دفتر

بایگانی

فراگرد تلفنی- نقش و وظایف مسؤول دفتر

عملیات اداری مسؤول دفتر

مدیریت و برنامه ریزی استفاده از تلفن

جلسه

چند نکته مهم

مختصری از آیین نگارش

مهمترین اصول مدیریت

برنامه ریزی

انتخاب یک راه از میان راه ها و شقوق مختلف برای عملیات و عملکردهای آینده و تعیین راه های دست یافتن به اهداف و منابع مورد نظر

سازماندهی

ترکیب و بافتی که معلوم کند، چه فردی، چه کاری را باید با چه روشی، و در چه زمانی و هماهنگی در ارتباط با چه کار دیگری انجام دهد و چه کسی مسؤول نتایج مورد انتظار است.

هماهنگی

فرایندی که ازطریق آن، هدفها و فعالیتهای گروه های کاری یک سازمان همسو شده تا اهداف کلی به نحو مطلوب تأمین شوند.

رهبری

فراِیند اثرگذاری بر فعالیت های یک فرد یا یک گروه که در یک موقعیت معین در جهت دست یافتن به اهداف خاص، کوشش می کنند.

نظارت و کنترل

فرایندی که از طریق آن تطابق عملکرد واحد یا افراد با فعالیت های برنامه ریزی شده بررسی می گردد.

مسؤول دفتر

تعریف

      عضوی از سازمان که به عنوان دستیار یک مدیر فعالیت نموده و باید خواسته ها و نظرهای مدیر خود توجه  نموده و آنها را رعایت نماید و وقت کاری رئیس خود را برای کارهای جزیی نگیرد.

صفات کاری  

 رازداری و وفاداری به سازمان

قدرت استفاده از مهارتهای حرفه ای     

قوه ابتکار و پیش قدم شدن     

هوشیاری و حافظه برتر  

وقت شناسی و قابل اطمینان بودن

مرتب بودن و سازمان دادن

قابلیت اتکاء

قدرت کارایی و اثر بخشی

قدرت آموزش دهی

   صفات شخصی  

   پاکیزگی و مرتب بودن

   تندرستی

   تعادل روحی

   نحوه صحبت کردن