خط مشی و برنامه ریزی سیستمهای اطلاعاتی

مقدمه:

تا اینجا سیستمهای اطلاعاتی را برحسب این مفاهیم تحلیل كرده ایم اطلاعات به عنوان یك منبع با ارزش سیستمهای اطلاعاتی كه این اطلاعات را تولید می كنند اجزاء تشكیل دهنده سیستمهای اطلاعاتی نیروهای طراحی موثر بر این اجزاءتشكیل دهنده و ساختار مدیریت سیستمهای اطلاعاتی اكنون در این فصل توجه خود را به خط مشی و برنامه ریزی سیستمهای اطلاعاتی معطوف می داریم و در فصول آینده به ایجاد و مدیریت سیستمها می پردازیم . هدفهای این فصل مشخصاً عبارتند از :

1-ارائه كل چرخه سیستمهای اطلاعاتی

2- بررسی دلایل وجودی برنامه سیستمها

3- توضیح فرآیند برنامه ریزی سیستمها

نگاهی كلی به خط مشی،برنامه ریزی ،ایجاد،و مدیریت سیستمها:

یك خط مشی سیستمهای اطلاعاتی در سطح شركت نگرشی فراگیر و عاری از تناقض به وجود آورده سكوی پرتابی است جهت فرآیند برنامه ریزی برنامه سیستمها نیز به نوبه خود خط مشی را همآهنگ می سازد و برای آغاز متدلوژی ایجاد سیستمها شالوده و بنیانی به شمار می رود بدون خط مشی صحیحی كه توسط بالاترین سطح مدیریت تدوین شده باشد .ونیز  بدون یك برنامه سیستمی به خوبی تعریف شده كوشش در راه اجرای متدولوژی ایجاد سیستمها كاری است بیهوده و عبث.

خط مشی سیستمها:

بالاترین سطح مدیریت باید چنان سیاست گذاری كند كه همه قسمتها و وظایف ستادی و اجرائی را در برگیرد و همه سیستمهای اطلاعاتی‌ای كه بر اساس نیازهای اطلاعاتی فقط یك قسمت طراحی شده اند و بر اساس وظایف جداگانه و روزانه كار می كنند حذف نماید بالاترین سطح مدیریت باید با صدائی رسا و با روشنی این نكته را به آگاهی همگان برساند كه سیستم اطلاعاتی برای سازمان به اندازه زمین ساختمانها و وسایل تولید اهمیت دارد البته این حمایت مستلزم تخصیص وجوه كافی برای ایجاد سیستم اطلاعاتی خواهد بود .

در خط مشی و سیاستی كه مدیران سطح بالا معین می كنند این نكته بازشناخته شده است كه تكنولوژی اطلاعاتی مانند مخابرات رایانه ها و ایستگاههای كار چند منظوره تركیب صوت ،متن ،ارقام و گرافیكها و موارد كاربردی چون تولید سراسر كمپیوتری ،خرید از راه دور،پست الكترونیكی .كنفرانس راه دور گسترش یافته و همگرا می شود چنین سیاستی بر پشتیبانی آشكار و قاطع از تمامی سیستم كنترلها به منظور حفاظت سیستم اطلاعاتی تاكید میگذارد سیاست سیستمی درست و منطقی ،همسویی با نیرو های طراحی ای چون یكپارچگی ،برخورد استفاده كننده / سیستم ،كیفیت اطلاعات و قابلیت كابرد آن،الزامات سیستمی ،الزامات داده پردازی ،عوامل سازمانی ،الزامات اثر بخشی هزینه ،عوامل انسانی و الزامات عملی بودن را تبلیغ می كند علاوه بر این خط مشی درست فرهنگ سازمانی را تشویق می كند كه ایجاد و گسترش سیستمهای اطلاعاتی را بپذیرد و حمایت كند .

مدیران از سطح بالا باید متوجه باشند كه سیستم اطلاعاتی  را باید پرسنلی حرفه ای و برخوردار از مهارتی زیادایجاد و اداره كند اعم از اینكه سیستم اطلاعاتی دارای توپولوژی ستاره ای ،حلقه ای یا هر شبكه دیگری باشد كه سازمان را درگیر كند و با آن متناسب باشد این سیستم باید تحت فرماندهی واحدی مانند« مسوول اصلی اطلاعات » كه خود عضوی از بالاترین سطح مدیریت نیزهست گسترش یافته متحد گردد اما ایجاد كنندگان و طراحان اصلی سیستمهای اطلاعاتی تحلیل گران سیستم هستند كه باید بدانها آزادی عمل داد كه از حد هدفهای قسمتی فراتر روند تا كاری كامل و حرفه ای انجام دهند .

مسلماً یكی از انگیزه های كلیدی سیاست گذاری سیستمی تشخیص فرصتها وتعهدی نیرومند به این نكته است كه باید از سیستمهای اطلاعاتی برای افزایش اثربخشی مدیریت ،بهبود بهره وری و بالا بردن میزان تمایز فرآورده ها وخدمات سازمان استفاده كرد. مثلاً چند سال پیش مدیران سطح بالای «مك كسن» متعهد شدند كه برنامه هایی سیستمی به وجود آورده سیستم اطلاعاتی كاملاً یكپارچه ای گسترش دهند كه اطلاعات كافی در اختیار مدیریت قرار داده بر بهره وری كارمندان بیفزاید و خدماتی بی رقیب و فوق العاده به مشتریان ارائه كند.

امروزه «مك كسن» بزرگترین تولید كننده داروی جهان است هم مدیران سطح بالا هم كارمندان و هم مشتریان توفیق «مك كسن» برای صاحبان داروخانه ها فراهم آورده وسایل الكترونیكی شمارش دستی است كه صورت برداری از موجودی و ثبت سفارش را به سرعت و به آسانی میسر می سازد صاحبان داروخانه ها فقط اقلام موجودی را كه می خواهند مجدداً سفارش دهند می شمرند و با فشار دادن بر دكمه های پایانه خود مقدار مورد نیاز را به سیستم می دهند بقیه كارها را خود سیستم انجام می دهد داده های سفارش به یكی از مراكز توزیع «مك كسن» فرستاده می شود و در آنجا انتخاب ،بسته بندی و دستورهای بارگیری و اسناد حمل به طور خود كار تهیه می گرددو صاحبان داروخانه ها ظرف كمتر از 24 ساعت سفارشهای خود را دریافت می كنند تواناترین رقبای این شركت همین كار را دست كم ظرف 3 یا 4 روزمی توانند انجام دهند اما نكته كلیدی دراینجا آن است كه این سیستم ناشی از سیاست اصولی و منظم روشن و بسار متقاعد كننده مدیران سطح بالای شركت بوده است .

برنامه سیستمی :