طرح مالی بررسی بخش اداری مالی مخابرات دكتر حسابی

پروژه مالی بررسی بخش اداری مالی مخابرات دكتر حسابی در 81 صفحه ورد قابل ویرایش

اداره مالی اداری

اداره مالی اداری ضمن ارائه خدمات به متقاضیان و مشتركین تلفنی بصورت قبول تقاضا و اشتراك تلفن و تشكیل پرو.نده و رسیدگی به امور قبوض مشتركین و محاسبه در آمد و هزینه‌ها ، خدمات تداركاتی و پرسنلی و حقوقی كلیه پرسنل و كاركنان مخابرات شهرستان را به عهده‌دارد كه اگر فعالیت و تداركات و پشتیبانی به موقع این اداره نباشد شاید بتوان گفت به فعالیت بقیه واحدهای ادارات مختلف این مجموعه بی‌نتیجه و یا متوقف می‌ماند .


امور متقاضیان و امور مشتركین

با انتشار اگهی قبول تقاضای تلفن نسبت به ثبت نام متقاضیان تلفن و فروش فیش به آنان اقدام می‌شود این ثبت نام و فروش فیش بایستی در محدوده مرز خدمات تلفنی كه در طرح ایجاد امكانات مخابراتی است بایستی صورت پذیرد پس از فراهم شدن امكانات فنی ، توسط واحد مذكور جهت كلی متقاضیان ردیف ودیعه تعیین و طی دعوتنامه ای از متقاضی نسبت به تكمیل پرونده اقدام می‌شود و جهت هر یك با رعایت حق تقدیم فرم سیمك شی صادر و به واحد مربوطه ارسال می‌نمایند . پس از عودت فرم مذكور از واحد زیربط به امور متقاضیان نصبت به صدور فرم دایری تلفن و ارسال آن به واحد‌های مربوطه نسبت به بر قراری ارتباط مشتركین اقدام می‌شود و پرونده مربوطه نیز از امور متقاضیان به امور مشتركین جهت استقرار در فایل مربوطه و بایگانی می‌گردد .

پس از دایری هر تلفن كلیه تغییرها و درخواستهای مشتركین در واحد امور مشتركین صورت می‌پذیرد كه اهم آن بشرح ذیل می‌باشد .

1-تغییر نام فیش بكلی ممنوع است مگر بصورت درجا به غیر فقط با تغییر مالك در صوتیكه خریدار ملك ، خریدار فیش مذكور باشد و یا اینكه متقاضی تلفن فوت نموده باشد واگذاری نوبت به احدی از ورّاث با اجازه سایر ورثه طبق گواهی مربوطه ملامانع است .

واحد آبونمان

پس از واگذاری امتیاز خط تلفن به مشترك ابتدا دائری تلفن به واحد آبونما ارسال می‌گردد تا این واحد مشخصات دائری از قبیل نام ، نام خانوادگی ،‌آدرس ، شماره كنتور ، تاریخ دائری را به مركز كامپیوتر اعلام یا نسبت به صدور قبض تلفن و ارسال صورت حساب كاركرد اقدام شود . صورت حساب كاركرد تلفن‌ها در هر دوره دو ماهه صادر و ارسال می‌گردد ،  كنتر برداری قبوض در ابتدای هر سیكل دو ماهه انجام و به مركز كامپیوتر ارسال می‌كردد تا با توجه به كنتر قبلی كاركرد تلفن مشخص گردد، ‌پس از محاسبه كاركرد و صدور قبوض صورت حساب ، قبوض به واحد آبونمان ارسال می‌گردد تا پس از اصلاحات مقدماتی به اداره پست جهت توضیع ارسال  گردد.

قبوض صورتحساب تلفن قبل از تعویض به اداره پست جهت توضیع تحویل پاسخگویان آبونمان داده می‌شود تا با توجه به اطلاعات موجود ، مشتركین مقرض به كاركرد و هزینة تلفن را نسبت به آن اگاه سازند و چنانچه اشكالی از قبیل اشتباه پانچیست در پانچ اطلاعات كنتور و غیره بود رفع و اصلاح نمایند .

پس از پرداخت مبالغ كاركرد تلفن‌ها طی قبوض صادره توسط مشتركین به بانك ، هر روزه وصولیهای قبوض تحویل كاركنان حسابدار این واحد می‌گردد تا با حسابرسی‌های خود و صدور سند مربوطه آن را آماده و جهت ثبت در مركز كامپیوتر دسته بندی و ارسال نمایند . مشتركینی  كه در مهلت مقرر نسبت به پرداخت بدهی‌های خود اقدام ننمایند توسط مركز كامپیوتر لیستی تهیه و به واحد آبونمان جهت قطع تلفن‌های بدهكار داده می‌شود كه این واحد پس از بررسی تلفن‌ها به مركز مربوطه جهت اجرا ارسال می‌دارد و پس از مراجعه مشتركین بدهكار جهت پرداخت بدهیها پس از وصول بدهی نسبت به وصل مجدد تلفن‌های مذكور اقدام می‌نمایند .

چنانچه مشتركی بخواهد تلفن خود را از محلی به محل دیگر انتقال دهد چون آدرس تلفن مذكور می‌بایستی تغییر نماید از طریق امور مشتركین فرم تغییر مكان صادر و پس از اقدامات لازم اصلاحیه آدرس به این واحد ارسال می‌گردد تا این واحد مقدمات كار و تغییر آدرس در قبوض را برای انجام به مركز كامپیوتر انجام دهد.

چنانچه مشتركی نسبت به كاركرد تلفن خود اعراض داشته باشد فرم مخصوصی برای تلفن مذكور تهیه و به مركز تلفن مربوطه ارسال می‌گردد تا نسبت به كنترل كنتور تلفن مذكور اقدام نمایند و نتیجه سالم و یا معیوب بودن كنتر مشخص و به واحد آبونمان ارسال تا نتیجه به مشترك معترض اعلام شود .

با توجه به استفاده از تكنولوژی و تعدیل نیروی انسانی در این واحد نكاتی چند ضروری بنظر می‌رسد چون روزبروز كامپیوتر در زندگی انسان‌ها تاثیر بسزائی را به جا می‌گذارد و مردم با تكیه بر سرعت و افزایش حجم كارها و تعدد وظایف خود بیشتر به این ماشین روی می‌آورند لذا باعث گردیده كه امروزه ادارات ، شركتها و مؤسسات دولتی به جای نیروی كار انسانی رو به كامپیوتر نموده تا جائیكه امكان دارد از آن برای انجام فعالیت‌های خود كمال استفاده را بنمایند این قائده برای شركت مخابرات نیز مستثناء نبوده و باعث تعدیل نیروی انسانی در این شركت هم گردیده كه دارای فوائد و مضراتی بوده كه مختصرا توضیح داده می‌شود .


فوائد و مضرات استفاده از كامپیوتر در آبونمان :

از فوائد این طرح افزایش سرعت كار و كارائی فعالیت‌ها و سرعت گردش كار ،‌ارائه سریع لیست‌های مورد نیاز ، ارائه آمارهای لازم و ضروری جهت مدیران به منظور دستیابی به اهداف شركت و همچنین استفاده از كامپیوتر باعث گردیده تا كاركنان با این تكنیك نوین آشنا و ایجاد تخصص جدیدی در بین كاركنان با دادن آموزشهای لازم گردد .

از جهاتی سیستم‌های كامپیوتری باعث كاهش هزینه‌های پرسنلی به خاطر تعدیل نیروی انسانی بوده در حالیكه در كوتاه مدت شركت متحمل هزینه‌های سنگینی جهت خرید كامپوترهای مورد نیاز و آموزش پرسنل گردیده است ولی دراز مدت مقرون بصرفه می‌باشد . ولی از طرفی با بكار گیری سیستم‌های كامپیوتری انجام بسیاری از كاهایی كه تا قبل از بكار گیری توسط نیروی انسانی مذكور به بیكاری جامعه افزوده شده و عدة بسیاری برای امرار معاش خود با مشكل مواجه می‌گردند كه جذب اینگونه افراد مستلزم ایجاد مشاغل جدیدی و سرمایه گذاری زیادی در كل كشور می‌گردد كه این امر اجتناب نا پذیر است و تا حصول نتیجه بایستی سیاستی اعمال گردد كه این مشكل به نحوی كه كمترین صدمه را داشته باشد حل گردد .

یكی دیگر از مضرات آن این است كه چنانچه اشكالی در ارسال اطلاعات به مركز اطلاعات پیش آید می‌بایست تا دوره بعد ( دوره دو ماهه هر سیكل ) صبر نمود تا بتوان اشكال را بر طرف نمود در صورتیكه در سیستم دستی قبل از كامپیوتری شدن این كار به راحتی در همان روز انجام می‌گرفت و راحت‌تر اشكالات بر طرف گردید .

چون نرخهای آمونمان تلفن‌های خود كار ، در آمد حق الفاظه ، در آمد خارج از مرز تلفن ، در آمد عوارض شهرداری ،‌ در آمد اجاره خط ، در سه دوره مورد مطالعه در سالهای 68و70و72 تغییری نكرده است فقط به كل تغییرات در آمد هر یك اشاره می‌شود .


 

قوانین عمومی‌مدیریت

همة مدیران در هر سطحی از سازمان باید تعریف كاملی از مسئولیت‌های خد داشته و بطور سیستماتیك مسئول و پاسخگوئی عملكرد خود بحساب آیند . اطلاعات آماری تهیه شده توسط سیستم اطلاعاتی مدیریت در هر جا كه ممكن باشد باید برای تعیین اهداف كمی‌متغیرهای كلیدی مورد استفاده مدیران تا زیر اولین ردة سطح سوپروایزری قرار می‌گیرد . باید رسماً از مدیران خواسته شود كه در آخر هر سال پاسخگوئی عملكرد خود در قبال این اهداف باشند . در صورت وجود كمبودهایی نسبت به این اهداف ، مدیر مربوطه باید وادار شود كه دلایل را تجزیه و تحلیل كرده و با كمك و پشتیبانی متخصصین ادارات مركزی این كمبودها را بر طرف سازد . برای خرابی‌های دائمی‌باید فكری شود و برای كمبودها و نقایص دائمی‌ باید تنبیه‌هایی در نظر گرفته شود هم چنانكه برای عملكردهای بالاتر از حد تعیین شده می‌باید پاداش‌هایی منظور گردد .

به عنوان یك مثال واقعی ، تأسیسات خارج از مراكز ( یعنی كابلها ، خطوط هوایی و غیره كه مراكز را به مشتركین متصل می‌سازند ) در بسیاری از شهرها ، قدیمی‌و یا معیوب می‌باشند . از هر مدیری كه مسئول نگهداری و تعمیر چنین تأسیساتی می‌باشد باید خواسته شود كه در پایان هر سال در خصوص فركانسی كه در ناحیه مربوط به وی ، خرابی خطوط را باعی شده و سرعت عملی كه موجب برگرداندن سرویس به حالت اولیه گردیده گزارش دهد . متخصصان اداره مركزی باید روشهائی را برای شناسائی علل زیر ابداع ن مایند : نصب و اتصال اولیة كابلها بصورت بد و نامطلوب ، خرابی ناشی از عمر تأسیسات ، خرابیهای فیزیكی ناشی از كارهای ساختمانی مقاطعه كاران و غیره .


مسائل پرسنلی

اگرچه مخابرات یك سرمایه گذاری می‌باشد ولیكن نقش برنامه ریزی و روشهای صحیح پرسنلی برای اداره آن بصورت خوب و كارآمد ، غیر قابل انكار است .

هر سازمانی الزماً متكی به مهارت و استعداد مدیران خود می‌باشد ، انتصاب و بكار گیری تعداد كافی از مدیران كه دارای كه از استعداد خوبی برخوردار هستند باید در داخل سازمان شناسائی شده و بطور شایسته ارتقاء یابند . اگر مدیران و یا كارشناسان اجرائی خوب را نشود در داخل سازمان پیدا كرد در آن صورت باید از خارج از سازمان آورده شوند .

سازمان مخابرات باید آماده باشد تا با ایجاد انگیزه‌های كافی ( مثل حقوق ، شرایط كاری ، و غیره ) موجبات جذب و حفظ مدیران و متخصصین اجرائی با صلاحیت را بصورت نیروی دائمی‌فراهم نماید اهمیت استعداد برای اولین و دومین ردة سوپروایزری به همان اندازه است كه اهمیت آن برای مدیریترده بالاتر یكی از ممشخصه‌های مخابرات ، متكی بودن به عملیات تعداد زیادی از پرسنل می‌باشد كه در گروههای كوچك و اغلب سیار در نقاط مختلف پراكنده شده و كیفیت و سودمندی كار آنها در سطح وسیعی تعیین كننده موفقیت شركت می‌باشد. در چنین شرایطی ، اولین ردة‌ سوپروایزرسی ، شغلی را به عهده‌دارد كه انجام آن مشكل و از اهمیت ویژه ای برخوردار است انتخاب سوپروایزرها نه تنها باید بر اساس مهارت آنها در تخصصهای لازم برای انجام كاری باشد كه سوپروایزری آنرا به عهده‌دارند بلكه باید استعداد ذاتی آنها برای رهبری و سازماندهی كارها نیز در نظر گرفته شود . در اوضاع و احوال كنونی كه شركت در حال توسعه می‌باشد ، وجود تسهیلات كاملاً مناسب و كافی برای آموزش هر سطحی از كاركنان در كاری كه عهده‌دار انجامش هستند ضروری می‌باشد . مدیران لازمست كه نسبت به تكنیك‌های كاری مهم مدرن ، توانائیهای بالقوة این تكنیك‌ها ، و دامنة بسیاری وسیع مسائلی كه از آنها ناشی می‌شود بصیرت كامل داشته باشند .