تحقیق بررسی تجزیه و تحلیل سیستم های مدیریت

تعريف سيستم

واژه (سيستم ) از علوم دقيقه ، بويژه فيزيك ، به علوم اجتماعي راه يافته است . فيزيك با ماده ، انرژي ، حركت و نيرو سر و كار دارد كه همگي قابل سنجش بوده ، از قوانيني معين پيروي مي كنند . به همين دليل ، در فيزيك ( سيستم ) را با واژگاني بسيار دقيق و در قالب يك مدل رياضي كه بر وجود روابط معيني ميان متغير ها دلالت دارد تعريف مي كنند. به هر حال در علوم اجتماعي كه در متغيرهايي  بسيار پيچيده تر و اغلب چندي بعدي سر و كار دارند اين نوع تعريف كاربرد كمتري دارد . تعريفي كه در اينجا ارائه مي شود ، يك تعريف كاربردي است . با وجود آنكه اين تعريف غير كمي است ، ولي مانند آنچه كه در علوم دقيقه مطرح مي شود ، تعريفي كاملاً جامع و كامل است :

« سيستم ، مجموعه از اجزاء و روابط ميان آنهاست كه توسط ويژگيهايي معين ، به هم وابسته و يامرتبط مي شوند و اين اجــزاء بــا 

محيط شان يك كل را تشكيل مي دهند »

اين تعريف دو ويژگي دارد :

1 – به اندازه كافي جامع است و كاربرد گسترده دارد .

2 – به اندازه كافي ژرف نگري دارد ؛ به گونه اي كه همه عناصر لازم براي تمييز و شناسايي سيستم ها را معرفي مي كند .

عناصر سيستم :

عناصر هر سيستم همان اجزاي تشكيل دهنده ( يا رخداد هاي قابل توصيف ) آن هستند . البته بسياري از اين عناصر ، خودشان يك سيستم بحساب مي آيند . براي مثال ، يك كلاس درس را يك سيستمي متشكل از دانشجويان ، استاد ، ميز ، كتاب و غيره دانسته اند . در حالي كه دانشجويان و اساتيد نيز سيستم هاي بسيار پيچيده هايي هستند كه از سيستم هاي متعدد تشكيل شده اند هنگامي كه بتوان عنصر از يك سيستم را به منزله سيستمي جداگانه در نظر گرفت ، آن عنصر «خرده سيستمي » از سيستم بزرگ تلقي مي شود هر خرده سيستم نيز به منزله يك سيستم ممكن است از خرده سيستم هاي ديگر تشكيل شده باشد همانطور كه ذكر شد فقط به رخدادهايي قابل توصيف را به منزله عناصر شناخته شده سيستم به شمار مي آوريم و هنگامي كه نتوانيم درون يا محتواي يك خرده سيستم را شناسايي كنيم آن را « جعبه سياه » مي ناميم . جعبه هاي سياه ، عناصر ضروري اوليه يا اتم هاي اوليه تشكيل دهنده يك سيستم هستند . يك نگرش ايستا ، عناصر هر سيستم ، همان بخش هايي هستند كه سيستم را تشكيل مي دهند . در حالي كه در يك نگرش كاركردي ، بخشهايي كه وظايف اساسي سيستم را بر عهده دارند ، عناصر آن هستند . به اين ترتيب عناصر يك سيستم ، عبارتند :

1-         وروديها

2-         فراگرد ( خانه پردازش )

3-         خروجيها

4-         باز خور كنترلي

وروديها :

ورودي يك سيستم ممكن است ماده ، انرژي ، انسان ، محصول ، خدمت و اطلاعات باشد . ورودي همان نيروي محركه سيستم است كه نيازهاي عملياتي آن را برطرف مي كنند . براي نمونه ، وروديهاي مورد استفاده در برخي از سيتمها عبارتند از : مواد اوليه اي كه فراگردهاي توليدي را بكار مي اندازند . وروديهاي هر سيستم ، به سه طبقه اساسي زير قابل تقسيم هستند :

الف) وروديهاي زنجيره اي

ب) وروديهاي تصادفي

ج) وروديهاي بازخور

الف ) ورودي هاي زنجيره هاي : ورودي زنجيره اي نوعي ورودي است كه خودش نتيجه و خروجي سيستم ديگري است « مانند خروجي سيستم پيش بيني كه ورودي برخي سيستم هاي ديگر – نظير سيستم طراحي محصول – است » كه با سيستم مورد نظر به طور زنجيره اي يا مستقيم مرتبط است .

ب ) ورودي هاي تصادفي : وجود ورودي هاي تصادفي در مفهوم آماري آن بر وجود ورودي هاي بالقوه براي يك سيستم دلالت دارد . سيستم ، ورودي هاي خود را از ميان خروجي هاي خرده سيستم هاي گوناگون موجود انتخاب مي كند . به اين ترتيب مي توان هر يك از خروجيهاي سيستمهاي ديگر را به مثابه يك ورودي متحمل براي سيستم مورد بررسي در نظر گرفت . در نتيجه براي هريك از ورودي هاي بالقوه در دسترس ، يك احتمال وقوع – بين « صفر» و « يك » - معين  مي شود .

ج) ورودي هاي باز خور : برخي از ورودي هاي يك سيستم ، در واقع بخشي از خروجي هاي قبلي همان سيستم هستند . اين نوع ورودي ها را باز خور مي نامند . باز خور فقط نشان دهنده بخش كوچكي از يك سيستم است كه براي نشان دادن تفاوت ميان وضع مطلوب « دستيابي به هدف » و وضع موجود « عملكرد واقعي سيستم » ، در نظر گرفته مي شود .

2- فراگرد « خانه پردازش »

در فراگرد سيستم ورودي به خروجي تبديل مي شود . ممكن است عواملي نظير ماشين ، انسان ، سازمان ، كامپيوتر، مواد شيميايي و مانند آن انجام دهنده عمل تبديل در فراگرد يك سيستم باشند. تحليلگران همواره مترصد آن هستند كه نحوه تبديل ورودي به خروجي را در فراگرد سيستم شناسايي كنند . هنگامي كه نحوه اين تبديل مشخص باشد ، فراگرد را «جعبه سفيد » مي نامند . معمولاً فراگرد ها يا خانه هاي پردازش توسط مديران طراحي مي شود . با وجود اين ، در بيشتر موارد فراگيري تبديل بسيار پيچيده است و نحوه تلفيق ورودي ها يا ترتيب تنظيم آنها در آن ممكن است و به توليد خروجي هاي متفاوتي مي انجامد . در اين حـالت فراگـرد را

« جعبه سياه مي نامند »بسياري از مديران سازمانهاي بزرگ توان تشخيص روابط موجود ميان اجزاي متعدد تشكيل دهنده سازمان خود را ندارند به همين دليل نمي تواند عوامل موثر در كسب هدف آن را شناسايي كند .

3 – خروجيها

خروجيهاي يك سيستم مانند ورودي هاي آن ،ممكن است نوعي ماده ، انرژي ، محصول ، خدمت و اطلاعات باشد نظير كار برگهاي كامپيوتر ( خروجي هاي يك سيستم اطلاعاتي ) برق توليد شده ( خروجي يك نيروگاه برق و افراد آموزش ديده )خروجي يك سيستم آموزش ديده . معمولاً فراگردهاي تبديل بيش از يك نوع خروجي دارند . اين خروجي ها را مي توان به سه دسته تقسيم كرد :

دسته اول ) خروجي هايي هستند كه به طور مستقيم توسط سيستم هاي ديگر مصرف مي شوند براي مثال خروجي اصلي يك شركت توليدي براي مصرف يا پردازش بيشتر در اختيار مشتريان شركت قرار مي گيرد . يك بيماستان يا واحد آموزشي خدمات خود را بطور مستقيم به ارباب رجوع ارائه مي دهد . در واقع هدف همه سيستم ها به حداكثر رساندن اين نوع خروجي است معمولاً نسبت به اين خروجي به كل ورودي ها را كارائي مي نامند .

دسته دوم ) خروجي هايي هستند كه در فراگرد توليد همان سيستم در مرحله بعد مصرف مي شود گاهي اوقات نيز ضرورت دارد كه محصول معيوب خروجي دوباره به فراگرد توليد بازگردد براي مثال در فراگرد توليد شيشه كه مقدار خورده شيشه به مواد اوليه صاف شيشه افزوده شود . همچنين خروجي خرده سيستم حسابداري بانك يا بيمارستان علاوه بر برآورده ساختن انتظارات سهام داران و دستگاه هاي نظارتي براي بهبود و اصلاح عملكرد سيستم بانك و بيمارستان نيز به كار مي رود

 دسته سوم ) خروجي ها براي خود سيستم با ساير سيستم ها قابل استفاده نيستند بلكه ضايعات دور ريختني هستند كه وارد سيستم كلوژيكي مي شوند . همه سيستم ها براي به حد اقل رساندن اين نوع خروجي تلاش مي كنند بطوري كه كنترل ضايعات « خروجي هاي دسته سوم » يكي از مهمترين معضلات سازمانهاي معاصر است .

4 – بازخور كنترلي

باز خور ها ، ابزار ايجاد تعادل در سيستم هستند در مباحث قبلي مطالب مختصري در مورد « ورودي هاي بازخور » ذكر شد . در مباحث بعدي نيز تحت عنوان « حلقه بازخود » و « باز خود به مثابه ابزاري براي كنترل » توضيحات بيشتر در اين مورد ارائه خواهد شد

فرمت فایل : Word ( قابل ویرایش )

تعداد صفحات : 89